Kierownik Referatu
Monika Towstyga
tel. 89 524 19 08
pokój nr 6
Stanowisko ds. kancelaryjno-biurowych
– 89 524 19 00
Stanowisko ds. obsługi rady
– 89 524 19 08
Stanowisko ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych, archiwum urzędu
– 89 524 19 02
Informatyk Gminny
– 89 524 19 28
Stanowisko ds. kadr, bhp, szkoleń
– 89 524 19 17
Godziny urzędowania:
poniedziałek: 8:00-16:00
wtorek-piątek: 7:00-15:00
Zakres spraw i zadań do realizacji:
Organizacja, realizacja, prowadzenie i załatwianie spraw w pełnym zakresie zaopatrzenia materiałowego, obsługi sekretariatu, ewidencji ludności, spisów i wyborów wszystkich szczebli, spraw osobowych, kadr i szkolenia, załatwianiem interpelacji, skarg, wniosków i petycji, a w szczególności:
1) prowadzenie sekretariatu wójta i zastępcy wójta, kalendarza spotkań,
2) zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci,
3) zaopatrzenie w materiały biurowe,
4) zamawianie prasy,
5) przyjmowanie i rozdział korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne,
6) rejestrowanie korespondencji wpływającej i wychodzącej w systemie elektronicznym Proton,
7) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
8) udzielanie szczegółowej informacji o zakresie działania urzędu, o właściwości komórek organizacyjnych, kierowanie do odpowiednich komórek,
9) udzielanie informacji o kompetencjach innych urzędów celem załatwienia spraw przez interesantów,
10) wydawanie druków i pomoc w ich prawidłowym wypełnianiu przez interesantów,
11) obsługa techniczno-kancelaryjna Rady, komisji Rady i klubów radnych,
12) dokumentowanie działalności Rady i jej organów,
13) inicjowanie niezbędnych działań związanych z przeprowadzeniem wyborów ławników,
14) prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz aktów prawa miejscowego,
15) terminowe przekazywanie uchwał Rady do organów nadzoru,
16) współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał i innych materiałów na posiedzenia Rady i jej komisji,
17) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji radnych, koordynowanie wszystkich czynności dotyczących obiegu dokumentów Rady,
18) prowadzenie wszystkich spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem na pobyt stały i czasowy,
19) udostępnianie danych osobowych i adresowych,
20) sporządzanie wykazów dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu,
21) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych,
22) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców,
23) wydawanie decyzji o wpisaniu i odmowie wpisania do rejestru wyborców,
24) wydawanie decyzji w sprawie reklamacji na nieprawidłowości w rejestrze lub spisie wyborców,
25) sporządzanie spisu wyborców w wyborach i referendach,
26) prowadzenie archiwum zakładowego,
27) nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw,
28) prowadzenie Biuletynu informacji Publicznej,
29) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Gminy,
30) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,
31) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
32) nadzór nad tworzeniem systemów przez firmy zewnętrzne i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania,
33) prowadzenie działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i przechowywanych w nich danych,
34) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowania ich do zmieniających się potrzeb,
35) prowadzenie spraw kadrowych pracowników jednostek organizacyjnych gminy,
36) przygotowywanie umów o prace, umów zlecenia, kompletowanie dokumentacji wymaganej do zatrudnienia,
37) ustalanie uprawnień pracowników do dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych i urlopów wypoczynkowych,
38) przygotowywanie projektów regulaminów pracy, wynagradzania, premiowania i innych wynikających z przepisów prawa pracy,
39) przygotowywanie wniosków o środki na roboty publiczne i prace interwencyjne, współpraca w tym zakresie z Urzędem Pracy,
40) terminowe dokonywanie zgłoszeń imiennych do ubezpieczenia społecznego,
41) prowadzenie rejestru przyjętych i zwolnionych pracowników oraz ewidencji archiwalnej pracowników,
42) bieżące informowanie Skarbnika Gminy o zmianach wynagrodzenia pracowników i uprawnień mających wpływ na wysokość wynagrodzenia,
43) realizacja spraw związanych ze szkoleniami i kształceniem pracowników Urzędu,
44) koordynowanie organizowanych w Urzędzie praktyk, staży uczniowskich i studenckich,
45) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze,
46) prowadzenie innych spraw wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych i przepisów wykonawczych,
47) prowadzenie rejestru kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz zgłoszenia do Rejestru Korzyści,
48) przekształcanie na formę elektroniczną wniosków o wpis, zmianę, zawieszenie, wznowienie działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i informacji o Działalności Gospodarczej,
49) prowadzenie rejestru umów.
Do zadań kierownika referatu należy w szczególności:
1) prowadzenie Kancelarii Ogólnej Urzędu
2) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu oraz z zaopatrzeniem i obsługą Urzędu,
3) nadzór nad ochroną i zabezpieczeniem administracyjnym biura i przyległego terenu, ewidencja udzielonych zezwoleń samodzielnych wejść na teren Urzędu oraz udzielonych zezwoleń dostępu do pomieszczeń,
4) prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie,
5) realizowanie zadań związanych z zapewnieniem prawidłowego umieszczania tablic urzędowych, tablic z godłem RP oraz tablic informacyjnych w siedzibie Urzędu, nadzór nad wywieszaniem flagi narodowej co najmniej w dni państwowe,
6) nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświatowych), w tym nadzór nad ewidencją i rozliczaniem czasu pracy pracowników Urzędu, dbanie by przepisy prawa, porządku i dyscypliny pracy były przestrzegane,
7) nadzór nad obsługą sekretarsko-biurową Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika,
8) nadzór w zakresie ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych,
9) dekretowanie przy współpracy z Sekretarzem Gminy korespondencji wpływającej do Urzędu na poszczególne stanowiska pracy,
10) koordynowanie i obsługa spotkań Wójta z grupami zawodowymi, środowiskowymi i stowarzyszeniami,
11) koordynowanie udziału przedstawicieli Urzędu w spotkaniach zewnętrznych,
12) prowadzenie ewidencji krajowych i zagranicznych podróży służbowych Wójta i pracowników Urzędu oraz kierowników komórek organizacyjnych Urzędu,
13) prowadzenie spraw związanych z członkostwem w OOA, Związku Gmin Warmińskich i Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,
14) rejestrowanie i prowadzenie zbioru decyzji i zarządzeń Wójta Gminy oraz ewidencjonowanie udzielonych pełnomocnictw i upoważnień,
15) prowadzenie rejestru umów,
16) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg, wniosków i interpelacji wpływających do Wójta; nadzorowanie przestrzegania rzetelnego i terminowego załatwiania interpelacji, skarg, wniosków i petycji, koordynowanie przygotowania opinii prawnych oraz wyjaśnień odnoście stosowania przepisów prawa na potrzeby Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu,
17) udział w opracowywaniu i uzgadnianiu projektów aktów prawnych, projektów zarządzeń, opinii, pełnomocnictw i upoważnień Wójta,
18) koordynacja prowadzenia postępowań sądowych w interesie Gminy Gietrzwałd oraz nadzór nad przygotowywaniem wnoszenia pozwów, wniosków i skarg do sądów powszechnych oraz ich rozdzielanie do prowadzenia przez poszczególne kancelarie prawne,
19) obsługa posiedzeń Narad Wójta,
20) realizacja spraw związanych z działalnością gospodarczą,
21) koordynowanie spraw związanych z organizacją i przebiegiem wyborów wszystkich szczebli, referendów i spisów oraz nadzór nad zabezpieczeniem prac technicznych związanych z wyborami i referendami,
22) gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu,
23) koordynowanie organizowanych w Urzędzie praktyk, staży uczniowskich i studenckich,
24) nadzór nad funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz nad realizacją zadań związanych z bieżącą aktualizacją treści strony internetowej Urzędu,
25) koordynacja realizacji zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
26) kreowanie pozytywnego wizerunku Wójta i pracowników Urzędu Gminy Gietrzwałd,
27) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie przepływu informacji medialnej,
28) monitoring i analiza artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych oraz ich archiwizowanie,
29) nadzór nad prowadzeniem archiwum Urzędu,
30) nadzór nad przygotowaniem i aktualizowaniem dokumentów wymagań bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych dla przetwarzania danych osobowych w dokumentacji papierowej i systemach teleinformatycznych,
31) nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych i zasad określonych w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych, Polityce Bezpieczeństwa Systemu Teleinformatycznego oraz dokumentach związanych z ochroną danych osobowych,
32) nadzór nad dokumentacją ochrony danych osobowych oraz jej aktualizacja,
33) opracowywanie polityki informacyjnej Urzędu Gminy Gietrzwałd,
34) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprowadzanie do kraju zwłok (prochów) osób zmarłych za granicą, nadzór nad Punktem Informacyjnym Urzędu,
35) koordynowanie właściwego przygotowania materiałów pod obrady sesji Rady Gminy Gietrzwałd, współdziałanie z Radą Gminy i jej komisjami oraz udział w sesjach Rady Gminy – wg wskazań Wójta Gminy,
36) nadzór nad przestrzeganiem poprawności formalno-prawnej przygotowywanych dokumentów (zgodność z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, Kodeksem Postępowania Administracyjnego, regulaminami) oraz sprawnym obiegiem dokumentów,
37) nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego załatwiania spraw i prawidłowej obsługi klientów Urzędu,
38) organizowanie i nadzorowanie w porozumieniu z Wójtem i Sekretarzem naborów na wolne urzędnicze stanowiska pracy oraz organizowanie i nadzorowanie przebiegu służby przygotowawczej. Prezentuje nowo przyjętych pracowników i zapoznaje ich ze wszystkimi przepisami regulaminowymi i porządkowymi dotyczącymi funkcjonowania Urzędu,
39) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta i Sekretarza Gminy w ramach udzielonego upoważnienia,
40) pełnienie roli opiekuna praktyk i odbywania stażu w Urzędzie (tylko w zakresie referatu)
41) prowadzenie rejestru kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz dokonywanie zgłoszeń do Rejestru Korzyści,
42) opracowywanie przepisów wewnętrznych (zarządzeń, regulaminów, instrukcji),
43) koordynowanie terminów załatwiania przez kierowników referatów spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
44) koordynowanie doskonalenia zawodowego w urzędzie oraz organizowanie działań związanych z dokonywaniem okresowych ocen pracowników,
45) koordynacja obsługi prawnej Urzędu,
46) kontrola pomieszczeń biurowych w zakresie zabezpieczenia dokumentów (pieczęci, druków, komputerów),
47) nadzór nad przekształcaniem na formę elektroniczną wniosków o wpis, zmianę, zawieszenie, wznowienie działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i informacji o Działalności Gospodarczej,
48) koordynowanie zadań w zakresie obrony cywilnej, spraw obronnych oraz zarządzania kryzysowego.
 | |